Voor boekhoudkantoren
Automatisatie voor boekhoudkantoren
Je software doet de boekhouding. Het werk eromheen doe je nog met de hand.
Wij vervangen je boekhoudpakket niet. We bouwen eromheen wat vandaag nog in mailboxen, op post-its en in je hoofd zit: wie nog stukken moet sturen, welke klant al drie keer belde, welk dossier stilligt.
Wat je pakket al oplost, en wat niet
ClearFacts, Silverfin, Yuki en Exact doen veel. En sinds de e-facturatieplicht van 1 januari 2026 komt een groot deel van de aankoopfacturen van je klanten vanzelf binnen via Peppol. Dat stuk is grotendeels opgelost.
Maar je uren zitten niet alleen in facturen. Ze zitten in de bonnetjes die per WhatsApp binnenkomen, in de klant die vraagt waar zijn aangifte staat, en in de stukken die in maart nog altijd ontbreken. Dat valt buiten elk pakket.
Hoe pak je dat aan? Vier systemen die we bouwen
We bouwen ze per kantoor, rond de software die je al hebt. Geen enkel systeem geeft advies of dient een aangifte in; dat blijft bij jou.
Stukken opvragen via WhatsApp
Ontbreekt er iets, dan vraagt een assistent het op via het kanaal dat je klant toch al gebruikt, en herinnert hij eraan tot het binnen is.
Opvolging per mail
Herinneringen, ontvangstbevestigingen en de antwoorden op vaste vragen staan klaar in je mailbox. Jij leest ze na en verstuurt.
Waar de grens ligt
Niet alles moet vanzelf vertrekken. Wat 99% van de tijd dezelfde afloop heeft, zoals een herinnering of een ontvangstbevestiging, mag zelf vertrekken. Alles met een bedrag, een belofte of een dossier erin wordt klaargezet, en jij of je medewerker beslist.
Zie het als een stagiair die het voorbereidende werk doet: hij legt de map klaar, jij tekent.
Wat we al bouwden
Bij Thools zet het dagrapport elke ochtend de cijfers, de bestellingen en de mails klaar; dat scheelt daar minstens tien uur per week. Thools is geen boekhoudkantoor, maar het principe is hetzelfde: verzamelen, samenvatten, klaarzetten. Hoe dat in de praktijk loopt, lees je in de case van Thools.
En in ons eigen bedrijf komt elke aanvraag automatisch binnen: de bezoeker krijgt meteen zijn gids, wij krijgen de aanvraag met alle gegevens in onze mailbox.
Waar begin je?
Begin bij de gids. De tien tijdvreters van een boekhoudkantoor zet de handelingen op een rij die in elk kantoor terugkomen, met per tijdvreter een eerste stap die je zelf kan zetten.
Daarna kijken we in een gesprek van dertig minuten welke ervan bij jou de meeste uren kost, en of automatiseren daar loont.
Veelgestelde vragen
Werkt dit naast Silverfin, ClearFacts of Exact?
Ja. We vervangen je pakket niet, we bouwen eromheen. Hoe diep we kunnen koppelen, hangt af van wat je pakket naar buiten laat; dat zoeken we per pakket uit voor we iets beloven.
Hoe automatiseer ik mijn boekhouding?
Het boeken zelf doet je pakket al grotendeels, zeker sinds facturen via Peppol binnenkomen. Wat overblijft, is het werk rond de boekhouding: stukken opvragen, vragen beantwoorden, dossiers opvolgen. Begin bij de handeling die het vaakst terugkomt en elke keer dezelfde afloop heeft.
Wat met de privacy van klantgegevens?
Dat is de eerste vraag die we zelf stellen. Per systeem bekijken we welke gegevens erin komen, waar ze staan en wie ze ziet, en dat leggen we samen met jou vast voor we bouwen.
Moet mijn team iets nieuws leren?
Zo weinig mogelijk. Wat we bouwen, komt terecht waar je team al werkt: in de mailbox, in het pakket, in WhatsApp. We tonen het in een korte sessie, en daarna loopt het mee.
Wat als de AI een fout antwoord geeft?
Daarom laten we hem niets beslissen. Alles met een bedrag of een advies gaat naar een mens; de AI beantwoordt alleen vragen die elke keer hetzelfde antwoord hebben. Wat hij niet zeker weet, geeft hij door.
Begin bij je grootste tijdvreter
Plan een gesprek van dertig minuten. We kijken samen welke handeling in je kantoor de meeste uren kost, en of automatiseren daar loont.