De tien tijdvreters van een boekhoudkantoor
Waar de uren blijven hangen, en wat automatisering per stuk oplevert
Je weet na het lezen precies waar in jouw kantoor de uren verdwijnen, welke drie plekken het snelst geld opleveren, en wat je maandag kan doen zonder één euro software te kopen.
- Per tijdvreter: waar de uren blijven, wat het kost, en de eerste ingreep
- Een rekenblad in woorden: zo bereken je zelf wat één tijdvreter je per jaar kost
- Een volgorde: welke drie je eerst aanpakt en waarom de rest kan wachten
Wat er in de gids staat
Geen inleiding over digitalisering. Wel de hoofdstukken hieronder, elk met de eerste ingreep die je zelf kan doen.
Voor wie
- Kantoren van vijf tot vijftien mensen die groeien zonder extra aanwervingen
- Zaakvoerders die zelf nog te veel in de uitvoering zitten
- Iedereen die al een pakket heeft en zich afvraagt wat er dan nog te automatiseren valt
1. De inbox is de takenlijst
Bij de meeste kantoren staat het echte werkoverzicht in de mailbox. Wie iets moet doen, weet dat omdat er een mail over staat. Wie iets afwerkt, verplaatst een mail naar een map. Het gevolg: niemand kan zien hoe het kantoor ervoor staat zonder een mailbox te openen, en werk dat naar één persoon gestuurd is, ligt stil zodra die persoon ziek is.
2. Documenten najagen bij klanten
Elke termijn dezelfde ronde: wie heeft zijn stukken nog niet bezorgd. Een medewerker maakt een lijst, stuurt mails, kruist aan wie antwoordde, stuurt een herinnering, belt de laatste vijf.
3. Aankoopfacturen die nog met de hand het pakket in gaan
De meeste pakketten kunnen inlezen, en toch zit er in bijna elk kantoor een stapel die manueel gaat: facturen die als foto binnenkomen, leveranciers met een eigenzinnige lay-out, klanten die alles in één pdf van veertig pagina’s dumpen.
4. Dezelfde klantvraag, elke maand opnieuw
Waar staat mijn dossier. Heb je mijn stukken ontvangen. Wanneer moet ik betalen. Hoeveel is het deze keer. Vier vragen die samen een verrassend groot deel van de dag opeten, en die de klant alleen stelt omdat hij het antwoord nergens zelf kan zien.
5. Deadlines bewaken per klant in plaats van per kantoor
De deadlines zijn bekend; de bewaking is versnipperd. Elke medewerker houdt zijn eigen klanten in de gaten, meestal in een eigen systeem, soms in het hoofd. Het kantoor heeft geen enkel beeld van de risico’s tot iemand het vraagt.
6. De onboarding van een nieuwe klant
Een nieuwe klant kost een halve tot een hele dag voor er ook maar iets geboekt is: gegevens verzamelen, volmachten regelen, toegangen aanvragen, mappen aanmaken, het pakket klaarzetten, de klant uitleggen hoe hij zijn stukken bezorgt.
7. Werk verdelen zonder zicht op capaciteit
Wie doet wat deze week. Bij de meeste kantoren wordt dat beslist in een overleg op maandag, op basis van wat mensen zeggen dat ze nog hebben liggen. De schatting zit er systematisch naast, in beide richtingen.
8. Rapporteren aan de klant
De cijfers staan in het pakket, maar de klant wil ze in mensentaal. Dus haalt iemand ze eruit, plakt ze in een document, schrijft er drie zinnen bij en stuurt het door. Per klant een kwartier tot een uur, elk kwartaal opnieuw.
9. Offertes en prijszetting
Een prospect vraagt wat het kost. Er volgt een gesprek, een inschatting op gevoel, een offerte die iemand met de hand in elkaar zet, en drie weken stilte omdat de opvolging bij niemand op de lijst staat.
10. Zoeken naar wat er ooit is afgesproken
Het antwoord staat in een mail van veertien maanden geleden, in een bijlage, in een gespreksnota, of in het hoofd van een collega. Zoeken kost vijf tot twintig minuten en lukt niet altijd.
De volledige gids, met per hoofdstuk de ingrepen en de kaders, staat in de pdf die je per mail krijgt.
Liever meteen samen kijken?
Een strategiegesprek van dertig minuten levert je hetzelfde inzicht op, dan wel toegepast op jouw kantoor. Ook als we niet samenwerken.