Applicaties op maat
Een klantenportaal op maat
Je klant belt niet meer om te vragen waar zijn dossier staat. Hij kijkt.
Zie het als het bord met vertrekuren in een station: niemand vraagt aan het loket of zijn trein vertrekt, iedereen kijkt naar boven. Een klantenportaal doet dat voor je dossiers.
Wat een klantenportaal niet is
Geen extra inbox. Geen tweede boekhoudpakket. Geen plek waar je team nog eens moet invullen wat al ergens anders staat.
Een portaal dat je team extra werk geeft, wordt na drie maanden niet meer bijgewerkt. En dan kijkt ook je klant niet meer.
Wat je klant erin ziet
De stand van zijn dossier
Waar het staat, wat de volgende stap is en wie daarmee bezig is.
Wat er nog ontbreekt
Een lijst die afvinkt zodra een stuk binnen is, in plaats van een mail met drie bijlagen.
Eén plek om iets te vragen
Wat hij anders mailt, belt of op WhatsApp zet, komt op één plek binnen, bij het juiste dossier.
Zijn eigen documenten
Wat jij voor hem maakte, vindt hij terug zonder erom te vragen.
Wanneer een standaardportaal volstaat
Draait je hele werk in één pakket en heeft dat pakket een portaal, gebruik dat dan. Het is goedkoper en het werkt vandaag.
Maatwerk loont pas als je klant informatie nodig heeft die in twee of drie systemen zit, of als je werkwijze niet in het stramien van zo’n pakket past. Hoe je die afweging maakt, staat in onze post over standaardsoftware of maatwerk.
Hoe we het bouwen
01
Het dossier ontleden
Welke stappen doorloopt een dossier, welke vraag krijg je het vaakst, en uit welk systeem komt het antwoord?
02
Sprints van twee weken
Elke twee weken werkende software die je test en bijstuurt. Een eerste versie met één soort dossier gaat zo vroeg mogelijk naar een paar klanten.
03
Elke maand verder
Een portaal is geen oplevering. Je klanten gebruiken het, je ziet wat ze missen, en wij bouwen dat erbij.
Wat we al bouwden
Thools volgt zijn productontwikkeling en zijn surveys op in een backoffice die wij bouwden. Hun team gebruikt die elke dag als de plek waar alles samenkomt. Ze hangt aan Claude, zodat we in Claude kunnen blijven werken zonder van applicatie te wisselen. Meer daarover lees je in de case van Thools.
Voor een recruitmentbureau dat buitenlandse vakkrachten plaatst in bouw en techniek bouwden we een back-office-webapp met CRM. Die is gebruikt en daarna om budgettaire redenen stopgezet.
Veelgestelde vragen
Wat kost een klantenportaal?
Dat hangt af van hoeveel systemen erachter zitten en hoeveel soorten dossiers je hebt. Een vaste prijs krijg je na het strategiegesprek, niet vooraf op een website die je situatie niet kent.
Hoe lang duurt het voor een klantenportaal klaar is?
Ook dat hangt af van wat erachter zit. We werken in sprints van twee weken en zetten een eerste versie zo vroeg mogelijk bij een paar klanten, zodat je niet maanden wacht op iets dat je nog niet gezien hebt.
Koppelt het met ons bestaande pakket?
Meestal wel, maar niet altijd even diep. Wat een pakket naar buiten laat, verschilt sterk. Dat zoeken we uit voor we iets beloven.
Wie host het en waar staan de gegevens?
Wij nemen hosting, beveiliging en updates op ons. Waar de gegevens staan, spreken we vooraf met je af.
Kunnen onze klanten erin zonder uitleg?
Dat is de maatstaf. Een portaal dat uitleg nodig heeft, wordt niet gebruikt. Daarom testen we elke versie bij een paar echte klanten voor iedereen erin kan.
Hoeveel statusvragen krijg jij per week?
Tel ze, en leg ze voor in een gesprek van dertig minuten. We zeggen je eerlijk of een portaal bij jou loont, of dat een standaardpakket volstaat.