Automatisatie & AI
Een AI-receptionist voor je kantoor
De collega die opneemt terwijl jij in gesprek zit.
Geen keuzemenu met “druk 1”, geen callcenter. Een stem die de vaste vragen beantwoordt, een afspraak inplant en alles met een bedrag of een advies voor je klaarzet.
Wat hij beantwoordt
Openingsuren en bereikbaarheid
De vragen die je tien keer per week krijgt en die elke keer hetzelfde antwoord hebben.
Een afspraak inplannen
Rechtstreeks in je agenda, op de momenten die jij vrijhoudt.
Een bericht aannemen
Wie belde, waarover, en op welk nummer die persoon terug wil worden gebeld.
Waar een dossier staat
Als we hem koppelen aan het systeem waarin je dossiers opvolgt.
Wat hij doorgeeft
Alles met een bedrag, een advies of een beslissing beantwoordt hij niet. Hij zegt dat eerlijk, noteert de vraag en zet ze klaar voor de juiste persoon. Is het dringend, dan schakelt hij door.
Dat is de grens die we in elk systeem trekken: wat 99% van de tijd dezelfde afloop heeft, mag hij zelf afhandelen. Alles met een prijs, een belofte of een dossier erin gaat naar een mens.
Wat er na het gesprek in je mailbox staat
Na elk gesprek krijg je een korte samenvatting: wie belde, waarover, wat er afgesproken is en wat jij nog moet doen.
Zie het als het briefje dat een goede receptionist op je bureau legt, alleen ligt het meteen in je mailbox.
Hoe we hem bouwen
01
Luisteren
We beginnen bij de vragen die je vandaag het vaakst krijgt. Die lijst bepaalt wat hij mag beantwoorden, en wat niet.
02
Testen voor hij opneemt
Hij gaat pas live als jij hem zelf hebt gebeld en tevreden bent over elk antwoord.
03
Bijsturen
In de eerste weken bekijken we samen de gesprekken die hij doorgaf. Wat telkens terugkomt, leert hij erbij.
Veelgestelde vragen
Merkt de beller dat het AI is?
Ja, en dat is de bedoeling. Hij stelt zich voor als de digitale assistent van je kantoor; de Europese AI-wetgeving vraagt dat ook. Wie liever een mens spreekt, laat een bericht na of wordt doorgeschakeld.
Werkt hij met mijn huidige telefoonnummer?
Meestal wel: je schakelt je nummer naar hem door, bijvoorbeeld als je in gesprek bent of na een paar keer overgaan. Hoe dat bij jouw telefonie werkt, zoeken we uit voor we bouwen.
Wat met GDPR en opnames?
We bewaren niets wat niet nodig is. Of gesprekken bewaard worden en hoe lang, beslis je zelf, en de beller hoort het bij het begin van het gesprek.
Wat doet hij als hij het antwoord niet weet?
Hij zegt dat, noteert de vraag en zet ze voor je klaar. Liever een eerlijk “ik laat u terugbellen” dan een gok.
Spreekt hij ook Frans?
Nederlands, Frans en Engels zijn mogelijk. Welke talen hij spreekt, stellen we af op je klanten.
Hoeveel oproepen mis jij per week?
Plan een gesprek van dertig minuten. We overlopen welke vragen er vandaag binnenkomen, en welke een receptionist van je kan overnemen.