Voor advocatenkantoren
Automatisatie voor advocatenkantoren
Een nieuwe zaak gaat niet naar de beste jurist. Ze gaat naar wie eerst antwoordt.
Wij automatiseren geen advies. Wel alles wat gebeurt voor een advocaat de zaak leest: de telefoon die overgaat tijdens een zitting, het formulier dat in één mailbox valt, de aanvraag die na één poging stilvalt.
Waar een zaak blijft liggen voor ze binnen is
Een cliënt die een advocaat zoekt, contacteert er zelden één. Hij belt of mailt er drie, en gaat verder met wie als eerste iets bruikbaars terugstuurt. Dat is geen koopgedrag, dat is stress: wie vandaag een advocaat zoekt, had het probleem gisteren al opgelost willen zien.
De meeste kantoren denken dat ze snel antwoorden. Bijna geen enkel kantoor weet het. Het knelpunt is ook zelden het antwoorden zelf; het is het beslissen. Zonder intake weet niemand wie de zaak oppakt of of er een belangenconflict speelt, dus blijft ze liggen tot de zaakvoerder tijd heeft.
Hoe pak je dat aan? Vier systemen die we bouwen
We bouwen ze per kantoor, rond je dossierbeheer en je mailbox. Geen enkel systeem geeft een juridisch oordeel; dat blijft bij jou.
Bevestiging en opvolging
De aanvrager krijgt meteen een bevestiging met een termijn die je haalt. Blijft het daarna stil, dan vertrekt er na twee werkdagen één opvolging, en dan sluit het.
Waar de grens ligt
Die grens ligt niet waar de techniek stopt, maar waar het beroepsgeheim begint. Drie regels houden we zelf aan. Geen inhoudelijk advies zonder advocaat. Geen dossierinhoud in een systeem waarvan we niet weten waar de gegevens staan en hoe lang ze bewaard blijven. En geen bericht dat doet alsof de advocaat het zelf schreef.
Zie het als een goed onthaal: het neemt op, noteert, bevestigt en legt het dossier op de juiste tafel. Het pleit niet.
Waar die grens over twee jaar ligt, weten wij ook nog niet. Zolang dat onduidelijk is, houden we ze bewust streng.
Wat we al bouwden
Voor een advocatenkantoor bouwden we dit nog niet. Het principe wel. Bij Thools zet het dagrapport elke ochtend de cijfers en de mails klaar; dat scheelt daar minstens tien uur per week. Klaarzetten, niet versturen, waar er iets gevoeligs in zit: dezelfde grens als hierboven. Hoe dat loopt, lees je in de case van Thools.
En in ons eigen bedrijf krijgt elke aanvraag meteen een bevestiging, terwijl de aanvraag met alle gegevens in onze mailbox landt.
Waar begin je?
Begin met meten, op papier. Speed to lead voor advocatenkantoren geeft je een meetmethode van één week en de vijf plekken waar aanvragen verdwijnen, met per plek wat je zelf kan doen. De eerste vier kosten niets.
Daarna kijken we in een gesprek van dertig minuten waar jouw kantoor de meeste zaken laat liggen, en of automatiseren daar loont.
Veelgestelde vragen
Mag een advocatenkantoor automatisch antwoorden op een aanvraag?
Een bevestiging die duidelijk van het kantoor komt, met een termijn en wat de aanvrager best klaarlegt: daar bouwen we mee. Een bericht dat inhoudelijk advies geeft of doet alsof de advocaat het schreef, bouwen we niet. Twijfel je over je eigen deontologie, leg het dan voor aan je Orde; wij bouwen binnen de grens die jij trekt.
Wat met het beroepsgeheim?
Dat is de eerste vraag die we zelf stellen. Per systeem leggen we vast welke gegevens erin komen, waar ze staan en hoe lang ze bewaard blijven. Dossierinhoud komt alleen in een systeem waarvan we dat zeker weten.
Hoe snel moet een kantoor antwoorden op een nieuwe aanvraag?
Sneller dan het volgende kantoor op de lijst van je cliënt. Meet eerst een week met de hand hoe lang het duurt tot een mens antwoordt. Kijk dan niet naar het gemiddelde, maar naar de aanvragen die twee dagen bleven liggen: dat zijn de zaken die je verloor.
Werkt dit naast ons dossierbeheer?
Ja. We vervangen je dossierbeheer niet, we bouwen ervoor: de opvang, de intake en de opvolging. Hoe diep we kunnen koppelen, hangt af van wat je pakket naar buiten laat; dat zoeken we uit voor we iets beloven.
Wat doet de telefoonopvang als ik in zitting ben?
Opnemen, naam, nummer en type zaak noteren, en jou een samenvatting sturen. Wie terugbelt en wanneer, spreek je vooraf af. Over de zaak zelf zegt hij niets.
Begin bij de zaak die bleef liggen
Plan een gesprek van dertig minuten. We kijken samen waar aanvragen bij jou stilvallen, en of automatiseren daar loont.