Speed to lead voor advocatenkantoren
Waarom de eerste reactie het dossier wint, en hoe je die versnelt zonder je deontologie te raken
Je weet na het lezen hoe snel jouw kantoor vandaag antwoordt, waar de aanvragen blijven liggen, en welke acht ingrepen je deze maand kan doen zonder één regel deontologie te schuren.
- Een meetmethode van één week die je vandaag kan starten, zonder software
- De vijf lekken waar aanvragen verdwijnen, met de ingreep per lek
- Wat je wel en niet mag automatiseren als er beroepsgeheim in het spel is
Wat er in de gids staat
Geen inleiding over digitalisering. Wel de hoofdstukken hieronder, elk met de eerste ingreep die je zelf kan doen.
Voor wie
- Kantoren van twee tot vijftien advocaten die niet aan marketing willen doen maar wel willen groeien
- Kantoren waar de eerste opvolging bij de zaakvoerder of bij één secretariaat ligt
- Iedereen die vermoedt dat er aanvragen verloren gaan maar het niet kan aantonen
1. Meet eerst, geloof daarna
Elk kantoor denkt dat het snel antwoordt. Bijna geen enkel kantoor weet het. Voor je iets verandert, meet je een week lang drie dingen, met de hand, op een blad papier naast de telefoon.
2. Lek één: de telefoon die overgaat terwijl je pleit
De helft van de aanvragen komt nog altijd via de telefoon, en die gaat over op het slechtst mogelijke moment: tijdens een zitting, een cliëntgesprek of het schrijven van een conclusie. Wie niet opneemt, krijgt geen tweede kans; er wordt geen voicemail ingesproken, er wordt naar het volgende kantoor gebeld.
3. Lek twee: het contactformulier dat in één mailbox valt
Op de meeste kantoorsites staat een formulier dat naar één adres stuurt, meestal info of naar de zaakvoerder persoonlijk. Staat die in zitting of op vakantie, dan ligt de aanvraag stil zonder dat iemand het weet.
4. Lek drie: buiten de kantooruren bestaat het kantoor niet
Een groot deel van de aanvragen komt binnen tussen 18 uur en middernacht, en in het weekend. Dat is logisch: mensen zoeken een advocaat als ze thuis zitten te piekeren over de brief die die ochtend toekwam.
5. Lek vier: geen intake, dus geen beslissing
Zonder minimale intake kan niemand beslissen of de zaak binnen het kantoor past, wie ze doet, en of er een conflict of interest speelt. Dus blijft ze liggen tot de zaakvoerder tijd heeft om de mail te lezen. Dat is het echte knelpunt bij de meeste kantoren: niet de snelheid van antwoorden, wel de snelheid van beslissen.
6. Lek vijf: één poging en dan stilte
De aanvrager belt niet terug, en daarmee stopt het. Terwijl iemand die drie kantoren contacteerde en met twee andere in gesprek is, perfect nog te winnen valt met één korte opvolging twee dagen later.
7. Wat technologie hier overneemt
Pas als de afspraken uit hoofdstuk 2 tot 6 staan, is automatisering zinvol. Ze maakt een slecht proces niet beter; ze maakt een goed proces onvermoeibaar.
8. Wat je niet automatiseert
Er is een grens, en die ligt niet waar de techniek stopt maar waar het beroepsgeheim begint. Drie regels die wij zelf aanhouden bij juridische kantoren:
9. Meten of het werkt
Drie cijfers volstaan, elke maand op hetzelfde moment gemeten. Meer cijfers leiden tot minder actie.
De volledige gids, met per hoofdstuk de ingrepen en de kaders, staat in de pdf die je per mail krijgt.
Liever meteen samen kijken?
Een strategiegesprek van dertig minuten levert je hetzelfde inzicht op, dan wel toegepast op jouw kantoor. Ook als we niet samenwerken.