"Wat kost zo'n applicatie ongeveer?" is dezelfde vraag als "wat kost een verbouwing?". Het eerlijke antwoord begint bij wat er achter de muren zit.
Twee offertes voor wat op het eerste gezicht dezelfde applicatie is, kunnen een veelvoud van elkaar zijn. Dat is niet altijd omdat één bureau te duur is. Meestal hebben ze een andere applicatie in hun hoofd, omdat niemand vooraf heeft vastgelegd wat versie één moet kunnen.
Dit stuk geeft je geen prijslijst. Wel de vier dingen die de prijs bepalen, en de vraag die je jezelf stelt voor je een offerte opvraagt.
De prijs zit niet in de schermen
Wie een applicatie beschrijft, beschrijft bijna altijd wat hij ziet: een login, een overzicht, een formulier, een knop om te exporteren. Dat is logisch, maar het is het goedkoopste deel.
De prijs zit in wat er gebeurt als je op die knop drukt. Waar komen de gegevens vandaan, wie mag ze zien, wat gebeurt er als iets niet klopt? Twee applicaties met exact dezelfde schermen kunnen daardoor heel anders kosten. Net zoals twee badkamers met dezelfde tegels: de ene krijgt nieuwe leidingen, de andere niet.
Vier dingen die de prijs bepalen
Waar zit het verschil dan? In deze vier vragen.
Met hoeveel systemen moet ze praten? Een applicatie die op zichzelf staat, is het eenvoudigst. Elke koppeling erbij is werk: je boekhoudpakket, Stripe voor betalingen, je mailbox, het CRM, een agenda. Niet omdat koppelen moeilijk is, maar omdat elke koppeling getest moet worden op wat er misgaat. Een betaling die halverwege afbreekt, een klant die in twee systemen anders heet.
Hoeveel soorten gebruikers zijn er? Eén team dat alles ziet, is één applicatie. Zodra je klant ook inlogt, heb je er eigenlijk twee: wat ziet de klant, wat ziet je medewerker, wat ziet alleen de zaakvoerder? Elke soort gebruiker vraagt eigen rechten, eigen schermen en eigen tests.
Hoeveel uitzonderingen kent je proces? Het standaardpad bouw je snel. De klant die anders betaalt, het dossier dat twee keer van eigenaar wisselt, de korting die alleen in december geldt: daar gaat de tijd naartoe. Die uitzonderingen staan zelden in de eerste beschrijving, omdat je team ze uit het hoofd oplost.
Wat moet versie één kunnen? Dit is de grootste factor, en de enige die je zelf volledig in de hand hebt. Een applicatie die alles kan wat je ooit nodig zou kunnen hebben, is een andere opdracht dan een applicatie die één ding goed doet vanaf de eerste week.
Daarbovenop komt wat er na de lancering gebeurt: hosting, beveiliging, updates en kleine aanpassingen. Vraag altijd of dat in de prijs zit, of er los bij komt.
Een prijs is een aantal weken
Een bedrag zegt je weinig zolang je niet weet wat erachter zit. Vertaal het daarom naar tijd.
Wij werken in sprints van twee weken, en na elke sprint test je werkende software. Een offerte is dan in feite een aantal sprints. Dat maakt een vergelijking veel eerlijker: niet "dit bureau is duurder", maar "dit bureau denkt dat het zes weken werk is, dat andere twaalf". Dan weet je meteen welke vraag je stelt: wat zit er in die extra zes weken?
Hoe we die sprints opbouwen en wanneer je wat ziet, staat in onze werkwijze.
Zet die weken daarna naast wat je vandaag verliest. Hoeveel uur per week tikt je team iets over, zoekt het iets op, of houdt het een Excel bij naast het pakket? Dat is de rekensom die telt. Of maatwerk überhaupt de juiste keuze is, lees je in het stuk over standaardsoftware of maatwerk.
"Waarom geeft niemand gewoon een prijs?"
Die ergernis is terecht. Je wil weten of je over een paar duizend euro praat of over een veelvoud daarvan, voor je een uur in gesprekken steekt.
Maar een bureau dat je zonder vragen een vast bedrag geeft, heeft ook een applicatie in zijn hoofd. Alleen weet jij niet welke. Het verschil merk je dan pas bij de eerste meerwerkfactuur, of bij een oplevering die niet doet wat je dacht.
Daarom bakenen wij eerst de kern af en geven we daarop één vaste prijs. Die afbakening is geen verkooptruc. Het is de helft van het werk: wie weet wat versie één moet kunnen, weet ook wat er kan wachten.
Versie één doet één ding goed
De vraag die het meeste geld bespaart, stel je voor je één offerte opvraagt: wat moet de applicatie kunnen om vandaag al waarde op te leveren?
Niet volgend jaar, niet als het team gegroeid is. Vandaag. Het antwoord is bijna altijd kleiner dan de eerste beschrijving. Eén soort gebruiker in plaats van drie. Eén koppeling in plaats van vijf. Het standaardpad, met de uitzonderingen voorlopig nog met de hand.
Ik raad dat bijna altijd aan. Ook al levert een grote versie één mij meer op. Een kleine versie één staat sneller in gebruik, en pas als je team ermee werkt, zie je wat er echt bij moet. Wat er dan bij komt, is bijna nooit wat er op het eerste lijstje stond.
Hoe snel die tweede versie volgt, weet ik vooraf niet. Dat hangt af van wat je team de eerste weken tegenkomt, en dat zie je pas als de applicatie draait.
Hoe dat er in de praktijk uitziet
Thools wist precies wat ze wilden opvolgen; wij hebben dat vertaald naar een backoffice. Die doet twee dingen: de sprints van hun productontwikkeling opvolgen en de antwoorden uit hun surveys doorzoekbaar maken. Ze hangt aan Claude, zodat ze die vragen in gewone taal stellen zonder van applicatie te wisselen.
Geen twintig modules. Twee taken die elke dag terugkomen, en een applicatie die daar goed in is.
Schrijf maandag je versie één op
Neem één blad en beantwoord vier vragen:
- Wie gebruikt de applicatie als eerste? Kies één soort gebruiker.
- Welke handeling doet die persoon vandaag met de hand, en hoe vaak?
- Uit welke systemen moeten de gegevens komen? Schrijf ze bij naam op.
- Welke uitzonderingen kunnen de eerste maanden nog met de hand?
Wat op dat blad staat, is je versie één. Neem het mee als je een offerte opvraagt, en vraag elk bureau hoeveel weken het denkt nodig te hebben. Dan vergelijk je eindelijk dezelfde applicatie.
Twijfel je nog of je wel iets op maat nodig hebt, dan zoekt de gratis maatwerkcheck dat in een paar minuten met je uit. Wat we bouwen en hoe, staat op de pagina over applicaties op maat. En wil je je blad samen overlopen, plan dan een gratis strategiegesprek. In dertig minuten weet je wat versie één moet kunnen, en wat er kan wachten.
Wat kan bij jou nog wachten?