"Sinds Peppol komen de facturen vanzelf binnen." Dat klopt. Voor de helft van je werk.
Sinds 1 januari 2026 sturen Belgische ondernemingen elkaar gestructureerde e-facturen via het Peppol-netwerk. Geen pdf meer in een mailbox, maar data die rechtstreeks van het pakket van de leverancier naar dat van de klant gaat. Voor een boekhoudkantoor is dat de grootste verschuiving in jaren, en een goede. Het overtikken van een gewone Belgische aankoopfactuur is grotendeels voorbij.
Toch zitten er op veel kantoren nog medewerkers stukken in te boeken. Dat is geen teken dat Peppol mislukt is. Het is een teken dat Peppol één ding oplost, en dat er altijd meer was.
Peppol heeft de brievenbus opgelost, niet de schoendoos
Denk aan een kantoor waar de post al jaren gesorteerd binnenkomt, netjes per afdeling. Dat is Peppol. Maar de klant die op het einde van het kwartaal met een schoendoos vol bonnetjes binnenstapt, die bestaat nog altijd. Die doos is kleiner geworden. Ze is niet weg.
Wat zit er vandaag nog in die doos? Alles wat niet onder de verplichting valt, of er nog niet onder valt:
- Kastickets en bonnetjes. Een tankbeurt, een lunch met een klant, materiaal bij de bouwmarkt. Dat zijn geen B2B-facturen, dus ze komen niet via Peppol.
- Buitenlandse leveranciers. Een leverancier zonder vestiging in België valt niet onder de Belgische verplichting. Software uit de VS, een webshop uit Nederland, een onderaannemer uit Duitsland: dat blijft een pdf. E-facturatie tussen lidstaten wordt pas vanaf 2030 Europees verplicht.
- Leveranciers die (nog) niet hoeven te verzenden. Forfaitaire btw-plichtigen zijn voorlopig vrijgesteld van het versturen, en wie alleen vrijgestelde handelingen verricht, valt er helemaal buiten. Hun facturen komen dus op de oude manier.
- Verkopen aan particulieren. Facturen aan consumenten vallen buiten de B2B-verplichting. Voor een klant met een winkel of een webshop is dat vaak het grootste deel van de omzet.
- De klant die uit gewoonte doorstuurt. Hij krijgt een Peppol-factuur binnen, opent de pdf-weergave en mailt die naar jou. Of hij stuurt een foto via WhatsApp. Dan heb je de data in je pakket en een kopie in je mailbox, en weet niemand meer welke de juiste is.
Geen enkel van die vijf is een technisch probleem met Peppol. Het zijn stukken die er nooit door zullen gaan, en een gewoonte die er niet vanzelf door verdwijnt.
Eén toetsvraag
Hoeveel stukken van vorige maand kwamen bij jou níét via Peppol binnen?
Neem drie klanten: een gewone vennootschap met vooral Belgische leveranciers, een klant met een winkel of webshop, en een zelfstandige die veel onderweg is. Tel per klant wat er via Peppol binnenkwam en wat via mail, upload, WhatsApp of papier. Zet er per stuk bij hoe het binnenkwam.
Het totaal zegt je hoeveel handwerk er nog over is. De verdeling zegt je waar het vandaan komt. En daar zit het antwoord, want elke bron vraagt een andere aanpak.
Een afspraak, geen automatisatie
Het eerste deel los je niet op met software. Ook al levert een automatisatie mij meer op.
De klant die zijn Peppol-facturen nog eens doorstuurt, heeft een afspraak nodig, geen systeem. Leg uit dat wat via Peppol binnenkomt al bij jou is, en dat hij alleen nog moet sturen wat er níét via komt. Kijk na of zijn ontvangstpunt goed aan je pakket hangt; als de facturen bij hem blijven steken, is doorsturen voor hem de enige logische reflex. Na één gesprek verdwijnt meestal een hele stroom dubbele stukken.
Hetzelfde geldt voor het kanaal. Spreek per klant één weg af voor alles wat buiten Peppol valt: een vast mailadres per dossier, of een uploadlink. Geen mix van drie mailboxen en een WhatsApp-gesprek.
Waar automatisatie wél het verschil maakt
Wat overblijft, zijn stukken die blijven komen en die elke keer hetzelfde vragen: lezen, herkennen, op de juiste plaats zetten.
Kastickets zijn daar het schoolvoorbeeld van. Een foto van een bonnetje lezen, de leverancier, het bedrag en de btw eruit halen, en het stuk bij het juiste dossier zetten, is precies het soort werk waar AI vandaag goed in is. Hetzelfde voor pdf-facturen van buitenlandse leveranciers die elke maand terugkomen: dezelfde opmaak, dezelfde rekening, telkens dezelfde handeling.
Waar ik voorzichtig blijf: een wazige foto van een verfrommeld ticket blijft iets waar iemand naar kijkt. En de keuze op welke rekening een uitzonderlijke uitgave komt, is een oordeel, geen handeling. Wat 99% van de keren dezelfde afloop heeft, mag vanzelf lopen. De rest wordt klaargezet voor je medewerker.
Daar zit ook het verschil met wat je pakket al doet. ClearFacts, Silverfin, Yuki en Exact verwerken de Peppol-stroom prima. Het werk rond de boekhouding, het stuk dat ontbreekt, de klant die het via het verkeerde kanaal stuurt, het ticket dat niemand kan lezen, blijft liggen. Dat werkten we uit voor boekhoudkantoren die hun opvolging willen automatiseren.
Wat ik nog niet weet
Hoe snel die schoendoos verder krimpt, weet niemand precies. Het forfaitaire regime dooft uiterlijk in 2028 uit, Europa volgt in 2030, en in juli keurde de federale regering een voorontwerp goed voor elektronische rapportering van factuurgegevens. Dat moet nog langs de Raad van State, dus datum en regels liggen nog niet vast.
Wat wel vaststaat: het handwerk dat overblijft, is het rommeligste deel. Minder stukken, maar net de stukken die het moeilijkst te lezen en het lastigst op te vragen zijn. Hoe je dat opvragen zelf regelt zonder te zeuren, staat in ons stuk over documenten najagen bij klanten.
Wat je maandag zelf kan doen
- Tel bij drie klanten wat er vorige maand buiten Peppol binnenkwam, en via welk kanaal.
- Bel de klant die het meest dubbel doorstuurt en maak de afspraak: wat via Peppol komt, hoeft niet meer.
- Kies per klant één kanaal voor alles wat buiten Peppol valt.
- Kijk welke bron overblijft. Zijn het vooral kastickets of terugkerende buitenlandse facturen, dan heb je je eerste automatisatie gevonden.
Breng die telling mee naar een gratis strategiegesprek. Na dertig minuten weet je welk deel een afspraak met je klant oplost, en welk deel vanzelf kan lopen.